Details privacyverklaring Harrie Arendsen
2.1 details particuliere klanten
Van de particuliere klanten gebruiken wij:
- Naam, Adres en Woonplaats (NAW) voor de offerte, orderbevestiging en facturen;
- NAW, telefoonnummer en e-mail adres op de werkorders;
- Jouw bankrekeningnummer in onze financiële administratie;
- Het rijbewijsnummer op de RDW-machtiging om de auto op naam te stellen;
- Jouw handtekening op de orderbevestiging en RDW-machtiging;
E-mailadres voor het toesturen van informatie, tenzij je hebt afgemeld.
2.3 details formulieren
De drie formulieren zijn: aanvraag proefrit, aanvraag offerte en direct contact. Alle drie de formulieren vragen: voor- en achternaam, telefoonnummer, emailadres. Voor de proefrit zijn vestiging en datum verplicht. Voor de andere twee de inhoudelijke vraag.
2.4 details medewerkers
Om de verplichtingen na te komen die wij als werkgever hebben bewaren wij in het personeelsdossier als persoonsgegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, kopie van de legitimatie en de loonbelastingverklaring, BSN, opleidingengegevens over de gemaakte inhoudelijke afspraken (werkzaamheden, loopbaan en beloning), het functioneren en arbeidsvoorwaarden. Het dossier wordt conform de wettelijke termijn vernietigd na beëindiging van het dienstverband.
2.5 details sollicitanten
Wij gebruiken het cv, de motivatiebrief en openbare informatie op sociale media. De selectie bestaat uit twee gesprekken: een met mogelijke collega’s en een met het management. Indien beide positief zijn kan een kennis- en of vaardighedentest worden afgenomen. Als laatste is er een arbeidsvoorwaardengesprek. Gegevens kunnen we delen met de bedrijven die kennis- of vaardigheidstesten verzorgen.
2.6 details delen gegevens en bewaartermijnen:
Wij delen gegevens met de centrale diensten van Harrie Arendsen & Nieuwenhuijse groep voor:
- De financiële en contractadministratie;
- Personeelsadministratie en werving;
- Inkoop, gegevensbescherming, facilitaire en ICT-diensten
Verder delen wij gegevens van:
- klanten met externe specialisten als dat nodig is voor het uitvoeren van een werkorder;
- klanten, medewerkers en relaties met overheidsinstanties op basis van een wettelijke verplichting: zoals belastingdienst, RDW, UWV en arbodienst;
- medewerkers met bedrijven voor verzekeringen en pensioenen.
- …het verbruik van de auto met het RDW. Vanaf 1 januari 2024 zijn wij namelijk verplicht om dit na het uitvoeren van een APK te melden aan het RDW. Je hebt als bestuurder de mogelijkheid om bezwaar te maken. We geven dan deze verbruik cijfers niet door, maar melden in dat geval enkel richting het RDW “bezwaar van bestuurder”.
De gegevens van bedrijven en klanten verwijderen wij:
- 12 maanden nadat het contract met het bedrijf is afgelopen of de contactpersoon is vervangen;
- 12 maanden nadat de werkzaamheden voor onze klant, het bedrijf of de particulier zijn uitgevoerd.
De gegevens van medewerkers worden verwijderd als het arbeidscontract met hem is beëindigd:
- Financiële gegevens in de administratie na 7 jaar;
- De loonbelastingverklaringen en de kopie van de legitimatie na 5 jaar;
- Andere gegevens na 2 jaar;
2.8 details maatregelen
De genomen maatregelen zorgen ervoor dat:
- alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de gegevens;
- gegevens niet verloren gaan of onjuist zijn;
- geen onnodige gegevens worden opgeslagen of gegevens te lang worden bewaard.
De beveiliging voldoet aan de gangbare normen. Wij evalueren maatregelen jaarlijks en bij wijzigingen in de organisatie of de werkwijze.
